ショートカット：日々の繰り返し作業を自動化して効率化

みなさんショートカットというアプリ、ご存知ですか？

iPhoneやiPad、MacなどのAppleデバイスに最初から入っているのですが、実は意外と使われていないんですよね。

「使い方がわからない」「効果がわからない」というのを知人が話していましたし、もしかしたら使う前から敬遠している人もいるのかも。

うまく使えば生活を効率化できる便利なアプリなのに、もったいない。

ということで今回はショートカットアプリについて説明していきます。

Apple純正アプリ「ショートカット」とは？

ショートカットとはAppleが提供するの自動化アプリで、iPhone、iPad、Mac上でさまざまなタスクを簡単に実行できるようにすることができます。

複数のアクション（操作）を組み合わせたショートカット（自動化の流れ）を作成し、ワンタップやSiriに話しかけることで手間のかかる作業を一瞬で完了できます。

注）アプリも実行するのも「ショートカット」ではわかりにくいので、ここではアプリを「ショートカットアプリ」、実行する処理を「ショートカット」と表記します。

ショートカットアプリでできることをいくつか挙げてみると、

などいろんなことができます。

いずれもiPhoneで行うときはアプリを開いたり画面を切り替えたりなど何度か操作が必要になりますが、ショートカットアプリを使えばいくつも組み合わせて自動化していくことができます。

帰宅の際にLINEで家族に「今から帰ります」メッセージを送る、思いついたことを音声入力でメモアプリにサッと保存、ブラウザアプリを開かずGoogle検索を始めるなんてことも可能です。

一つ一つの機能は単純な物ですが、それらを組み合わせて自動化することで便利なショートカットを作り上げて作業を時短していくことができます！

ショートカットの作成方法

それでは早速ショートカットを作ってみましょう。

今回はお気に入りのプレイリストをワンタップで再生するショートカットを作ってみます。

ショートカットは以下の手順で作っていきます。

なお、画像はiPadのものですが、iPhoneでも手順は同じです。

これでワンタップでお気に入りのプレイリストを再生することができるようになりました。

今回は「ミュージックを再生」というアクションを使いましたが、他にもメッセージを送ったりデバイスの設定を変更することもできます。

アイデア次第でデバイス操作が楽になりますし、いろんなショートカットを作ってみてください。

メリット

ショートカットのメリットとして次のようなものがあります。

日常的な操作を自動化して効率アップ

複数のアクションを組み合わせることもできるので、集中モードへ変更/メールアプリを開く/集中できる音楽を再生するなどをワンタップで実行する「仕事開始」ショートカットなどを作ることもできます。

それぞれの操作は簡単ですが繰り返せば数秒はかかりますし、これを自動化することで操作時間を短くできます。

1日10秒短縮したら1年でおよそ1時間、1分も短縮できれば6時間も自由な時間が作れます。

一度ショートカットを作ったらあとはそれを起動するだけですので、日々の作業量は格段に減らすことができますよ。

画面操作で視覚的に設定可能

ショートカットを作る画面ではアクションをいくつも追加していきますが、追加するには使いたいアクションをタップするだけです。

またワークフローは上から処理が進んでいくので、直感的で理解しやすいです。

処理の順番を入れ替える時もアクションを選択→移動先へ持っていくだけ。

必要なパラメータも「（テキスト）を（Google）で検索」のように何を設定すべきかわかりやすくなっています。

プログラミングのようなコードを入力する必要もありませんし、画面上で並べて開いている箇所を埋めていくだけで自分だけのショートカットを作っていくことができます。

自由にカスタマイズ可能

一度作ったショートカットは後から変更することも可能です。

まずは思った通りにショートカットを作ってみて、実際に使いながら自由にカスタマイズをしていきましょう。

サードパーティアプリと連携可能

ショートカットに組み込めるアクションはApple標準アプリだけでなく、サードパーティアプリにも用意されています。

それぞれのアプリを選択すると、アプリごとのアクションが表示されます。

アプリの垣根を超えてアクションを連携することも可能なので、組み方次第で複雑な処理をワンタップで実行するショートカットを作ることもできちゃいます。

テンプレートが用意されている

ショートカットアプリにはたくさんのテンプレートが用意されています。

実用的なものから「これ何に使うの？」みたいなものまでいろんなものがあります。

テンプレートは「ギャラリー」から選びます。

iPhoneではショートカットアプリの下側に、iPadや Macでは左上にあります。

もちろんテンプレートをもとに自分だけのカスタマイズも出来ちゃいます。

慣れるまではテンプレートを使って簡単に始めてみるのもいいですね。

アイコンやSiriの音声入力などで簡単に実行できる

ショートカットを実行するにはいろいろな方法がありますが、ホーム画面にショートカットアイコンを置くのとSiriに命令して実行するのがとても手軽で便利です。

使いやすいところにアイコンを置いておけばワンタップで気軽に実行できます。

「Hey Siri、◯◯◯して」と命令すればスマホ操作すら不要です。

簡単だからこそ生活の中で手軽に使えて効率アップにつながっていきますよ。

同じショートカットを複数デバイスで使用可能

iPhoneやiPadにはメモアプリが標準で入っています。

では、メモアプリを使うショートカットをiPhoneで作った場合、そのショートカットはiPadでは使えないのでしょうか？

答え。使えます。

同じアプリであればiPhone用/iPad用/Mac用などそれぞれ別に作る必要はなく、同じショートカットを使うことができます。

もちろんアプリがなければ動きませんし、サードパーティアプリの中には対応していないものもありますが、多くのアプリはデバイスの違いなく使えます。

ユーザーにデバイスの違いを感じさせない仕様、さすがデバイスとソフトを両方作っているAppleらしいですね。

オートメーションで時間や場所などを条件に実行可能

普段の生活の中で時間や場所で行動が決まることって多いと思います。

朝7時にカーテンを開けてアラームを鳴らし、コーヒーメーカーのスイッチを入れる。

自宅を出るときは電気を消して鍵をかける。

車のエンジンをかけたらスマホをBluetooth接続してお気に入りのプレイリストを再生する。

これらの時間や場所、環境などを条件にショートカットを自動実行することもできます。

これによりタップしたりSiriに命令することなく、スマホをポケットに入れたままでも勝手に自動実行してくれます。

実行すら自動化することで、時短どころか作業時間ゼロにすることもできちゃいますね♪

デメリット

メリットがあるのですから、やっぱりデメリットもあります。

複雑なアクションは慣れや仕組みの理解が必要

アクションの中にはパラメータが複雑だったり設定が難しいものもあります。

間違った設定をしているとショートカット実行時にエラーが出ることも。

残念ですが複雑なものは慣れが必要だったり多少の勉強が必要だったりします。

プログラミングの知識があると便利ですし、これを機に勉強してみるのもいいですよ。

一部アプリでは使えない、機能に制限がある

普段使っているアプリがすべてショートカットに対応しているとは限りません。

サードパーティアプリの中にはアクションが用意されていないものもあります。

こればかりはメーカーの問題ですし、仕方ないと諦めましょう。

反応が遅い・動かない時がある

複雑なショートカットを作った場合に時々あるんですが、反応が遅かったり動かない時があります。

実行後にちょっと待ち時間があったり、処理が止まっていることも。

表示を見て分かったので、再実行することもありました。

この動き、以前から変わらないんですよね・・・。

Appleの今後の対応に期待しましょう。

まとめ

ショートカットアプリは日々の作業を効率化し、手間を減らせる便利なツールです。

プログラミングの知識がなくても使えるため、初心者でも手軽に自動化を始められます。

最近は生成AIを活用した業務効率化も注目されていますが、AIの導入に不安を感じる人もいるかもしれません。

そんな方は、まずショートカットアプリを活用して「自動化」の便利さを体験してみることをおすすめします。

シンプルな操作で繰り返しの作業を省略できるので、ITに詳しくなくても効率化を実感できるはずです。

そしてショートカットアプリを使いこなせるようになれば、次のステップとしてAIの活用にもスムーズに移行できるでしょう。

ぜひ、自分に合った自動化を取り入れて、より快適なデジタルライフを楽しんでみてください！